在宅勤務中の同僚とSlackでチャットしたり、Netflixの最新ヒット番組を一気見したり、Googleドキュメントでレポートを作成したりするなど、昨今、何をするにもインターネットアクセスは不可欠です。私たちが頼りにするアプリのほとんどはクラウド上で動作しており、クラウドはいつでも使えるものだと思いがちです。しかし、それは必ずしも真実ではありません。
クラウドの障害は頻繁に発生しており、複数のウェブプラットフォームが同時にダウンすることは稀ですが、実際に発生することもあります。また、クラウド自体は正常に動作していても、接続が不安定になる場合があります。そこで、万が一に備えて、クラウド障害に備えるための簡単なガイドをご紹介します。
メールを手元に置いておく
仕事の日々を乗り切る上で、メールは今でもほとんどの人にとって欠かせないツールであり、このツールはクラウドに依存しています。お気に入りのメールプロバイダーがダウンすれば、当然メールの送受信は不可能になりますが、少なくともメールのコピーは確実に保存しておけるので、受信トレイの整理や新しいメッセージの下書き作業は可能です。
Gmailはこの点で優れています。ChromeでオフラインGmailを有効にするには、「設定」（右側の歯車アイコン）をクリックし、「すべての設定を表示」→「オフライン」→「オフラインメールを有効にする」（メールをキャッシュする日数を選択できます）の順にクリックします。Android版とiOS版のGmailは、オフラインアクセス用にメールを自動的に同期しますが、気づいていないかもしれません。メインアプリメニューからGmailアドレスの設定を開き、「Gmailを同期」と「同期するメールの日数」オプション（Android）または「同期設定」オプション（iOS）で同期を管理できます。
デスクトップクライアントって聞いたことありますか？ 90年代には大流行しました。メールの管理にほとんどの時間をウェブブラウザで費やしているとしても、念のためデスクトッププログラムでもメッセージを同期しておくと便利です。WindowsとmacOSには、メッセージをローカルで同期できる基本的なメールアプリが標準搭載されています。あるいは、Thunderbirdのようなアプリを使うこともできます。
新しいメールアカウントの追加は、通常、ログイン情報を入力するだけで済みます。残りの作業は、選択したメールプログラムが処理します。事前に、Web上のメールサービス内からサードパーティのアクセスを有効にし、2要素認証を使用している場合は特定のパスワードを生成する必要があるかもしれません。メールがローカルで同期されていれば、クラウドサーバーの復旧を待つ間も、少なくともメールを閲覧したり、後で参照したりすることはできます。
クラウドファイルを同期する
現在、ほとんどのクラウドストレージサービスは、特定のファイルをWeb上にのみ保存し、実際に必要な場合にのみローカルコピーをダウンロードすることで、コンピュータの空き容量を確保しようと努めています。これはハードドライブの空き容量をギガバイト単位で増やすには効果的ですが、クラウドストレージプロバイダに問題が発生した場合には、あまり効果的ではありません。
少なくとも、重要なファイルはクラウドに保存されているだけでなく、ローカルでも常に同期されていることを確認してください。例えばDropboxの場合、通知領域またはシステムトレイからDropboxのファイルブラウザインターフェースを開き、ファイルまたはフォルダを右クリックして「スマート同期」を選択し、「ローカル」を選択することで同期できます。完全に同期されているファイルとフォルダには、緑色のチェックマークが横に表示されます。
Windows 版 OneDrive の場合、エクスプローラーで OneDrive を右クリックし、「設定」を選択して設定タブを開くと、「容量を節約し、使用時にファイルをダウンロードする」オプションが表示されます。このオプションをオフにすると、すべてのファイルがローカルに保存されます。また、エクスプローラー内で個々のファイルやフォルダーを右クリックし、「このデバイスに常に保存する」を選択すると、重要なデータは常にローカルに保存されます。
macOSユーザーの場合、iCloudは古くてあまり使用されていないファイルをオンラインに移行し始めます。ただし、ハードドライブの空き容量が不足し始めた場合のみです。この動作を停止するには、Appleメニューを開き、「システム環境設定」→「Apple ID」→「iCloud」の順に選択し、「Macストレージを最適化」のチェックを外してください。または、iCloudがハウスキーピングを行わないように、ローカルドライブに常に十分な空き容量を確保しておくことをお勧めします。
オフラインで作業を続ける
上記のクラウドストレージのヒントに従った後、可能な限りオフラインでも作業にアクセスできるようにしておきましょう。例えば、重要なファイルのコピーを外付けディスクドライブやNASドライブに保存しておくのも有効です。NASドライブは、ホームネットワーク上に自分専用のクラウドとして機能し、非常に便利なツールです。NASドライブの便利さについては、以前記事を書いています。
Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドをご利用の場合は、クラウドサーバー（またはインターネット接続）に何らかのトラブルが発生した場合に備えて、これらのアプリで作成したファイルを Chrome にローカルキャッシュできます。Google ドライブのメインインターフェースで、歯車アイコン（右上）をクリックし、「設定」と「全般」の順にクリックします。「オフラインでもこのデバイスで Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドの最近のファイルを作成、開いて編集する」というチェックボックスをオンにすると、同期が開始されます。
クラウドへの保存は、作業のバックアップ、他の人との共有、ドキュメントの共同作業に非常に便利ですが、少し時間を取ってローカルコピーを保存しておくと、クラウドが突然利用できなくなった場合の大きなトラブルを回避できます。Microsoft Officeアプリの最新バージョンでは、同期のためにOneDriveへの保存が推奨されていますので、ローカルファイルが実際に保存されていることを確認するか、別のフォルダーに保存してください。
クラウドの停止やネットワーク障害を乗り切るには、少しの計画が不可欠です。Slack、Google Drive、iCloud がダウンした場合に何に切り替えるべきかをチームメンバー全員が把握しておく必要があります。そうしないと、ダウンタイム発生後の最初の1時間ほどは、代替手段の検討に追われることになります。
エンターテイメントを忘れずに
私たちは毎日毎分超生産的な働き者でいられるようには作られていません。ゆったりと音楽や映画を楽しみたい時もあるでしょう。しかし、SpotifyやNetflixがダウンしている状況では、そう簡単にはいかないかもしれません。DVDを探す以外に、お気に入りの映画や音楽をオフラインで視聴できるように同期しておくのが最善策です。
有料会員であれば、ほぼすべての音楽ストリーミングアプリでこの機能を利用できます。例えば、Apple Musicデスクトップアプリでは小さな青い雲のアイコン、Spotifyデスクトップアプリでは各プレイリスト上部にあるダウンロード切り替えスイッチなどが挙げられます。パソコンでオフライン再生するためにプレイリストを同期するのは無意味に思えるかもしれませんが、これらのサービスがダウンすれば、それほど無意味ではないでしょう。もちろん、モバイルアプリでもオフライン同期が可能です。
デスクトップの動画ストリーミングアプリではオフライン再生オプションはあまり一般的ではないため、ストリーミングが利用できない場合は、スマートフォンやタブレットに映画や番組を同期して視聴する必要があるでしょう。万が一に備えて、少なくとも数時間はオフラインで視聴できるエンターテイメントを用意しておくことをお勧めします。Chromebookでは、NetflixやYouTubeなどのAndroid版アプリをダウンロードオプション付きでインストールできるほか、ウェブアプリにもアクセスできます。
ここでの最善の選択肢は、macOSのTVアプリ（Windows版は今のところiTunes）です。もしすべてのメディアがTVアプリに保存されている場合は、番組のエピソードや映画の横にあるダウンロードボタン（雲と矢印のマーク）をクリックしてローカルに保存できます。これは、Appleから購入したデジタルコンテンツとApple TV+のコンテンツの両方に有効です。
ソーシャルメディアへのアクセス
少しだけ休憩しましょう。何も見逃すことはありませんよ、お約束します。
